文件控制程序

1 ．目的

为确定本公司文件及资料的管理有统一的标准，以防止误用或混用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2 ．适用范围

本程序适用于我吸塑公司所有质量体系内相关文件、资料的控制。

3 ．职责

3.1 程序文件的制（修）定由各责任部门负责。

3.2 文件及资料的保管

3.2.1 文件包括质量手册、程序文件、技术、标准等文件，由办公室档案管理人员管理。

3.2.2 各部门负责本部门职责范围内文件及资料的管理。

4. 引用文件

4.1 《质量记录控制程序》

5. 定义

( 无 )

6. 程序内容

6.1 文件分类，公司的文件及资料分为：

6.1.1 质量手册：文件代码为 QM ；

6.1.2 程序文件：文件代码为 QP ；

6.1.3 吸塑作业、管理文件：文件代码为 QF ；

6.1.4 有关技术文件：依有关技术管理规定执行；

6.1.5 记录、表格：文件代码为 QR 。

6.2 文件编号

6.2.1 文件资料按以下规定编号：

6.3 文件的制订、审核、修改

6.3.1 吸塑公司体系文件由各责任相关部门制订，并按下表所列职责进行审核、

批准后交办公室统一编号发布。

6.3.2 文件的修订（更改）由原制订部门负责，填写《文件更改通知单》，按 6.3.1 的要求进行审核、批准后实施修改。

6.4 文件版次

6.4.1 文件版次以大写英文字母“ A ”表示，第一次发行为 0 版，第二次 1 版，依此类推。

6.4.2 若文件只作小部分修改，可作为修订记录，始发时为 0 次，第一次修订为 1 ，第二次修订为 2 ，依此类推，当修订超过 5 次（不包括第 5 次）时，无论更改大小，必须改版发布。

6.5 文件发行

6.5.1 文件按 6.3 项审核批准签字后，交办公室归档及发放，发放时登记于《文件发放、回收登记表》中。

6.5.2 每一种文件在发放时办公室应在封面加盖文件受控状态印章，要按文件持有流水编号登记在《文件发放、回收登记表》上，由接收人签收。

注：无受控状态印章、无文件持有编号的文件、资料视为无效文件，禁止在现场使用。

6.5.3 属修订重新改版发行的文件，按 6.3 条填写《文件更改通知单》经审批后，办公室负责更换修订，改版文件按《文件发放、回收登记表》上登记的单位逐一回收旧文件，更换新文件，要由接收人进行签收。

6.6 文件管理

6.6.1 文件受控状态分为受控、非受控、作废。

6.6.1 .1 受控文件：办公室负责通过《文件发放、回收登记表》确保现场使用文件是有效版本。办公室保留存档的文件原稿，不盖受控印章，但视为受控文件管理。

6.6.1 .2 非受控文件：文件修订及改版后不需要回收，此类文件只能在办公室保管，加盖非受控印章，如发给有此需要的客户。

6.6.1 .3 作废文件：限在办公室统一保管。

对修订、改版后的回收文件，除留下办公室的原稿加盖作废印章及注明作废人签名及作废日期专门归档保管外，其余回收文件由办公室统一销毁。

6.7 外来文件的管理

6.7.1 外来标准或图纸由办公室统一编号，填入《外来文件登记表》中，需发放时由办公室填写《文件发放、回收登记表》发放。

6.7.2 必要时办公室负责定期（每年一次）向本市标准化情报所等单位查询，以确保外来标准的最新版本。

7. 质量记录

7.1 《文件发放、回收登记表》

7.2 《文件更改通知单》

7.3 《外来文件登记表》

7.4 《受控文件清单》